第一章商业银行档案管理

 

一、商业银行

（一）金融机构的概念

金融机构是指专门从事金融服务业有关的经济组织，是金融活动的具体组织者与参与者。“它为社会经济发展和再生产的顺利进行提供金融服务，是全社会的信用中介。”金融机构的产生是伴随商品货币经济发展而来的，它是服务于商品货币经济的信用经营机构。在商品货币经济条件下，金融机构在规避防范风险等方面不可或缺。

在现代经济社会中，种类繁多的金融机构，构成一个复杂的金融机构体系。一般来说，“金融机构体系大体上由四类不同的机构组成，即中央银行、商业银行、专业银行和非银行金融机构”。

总体来说，中央银行在这个金融机构体系中处于核心地位，统筹管理国家金融活动，负责金融货币政策的制定实施，调控整个国民经济运行。商业银行，是以经营存款、贷款为主要业务，以获得盈利为主要经营目标，多功能、综合性的金融机构。

商业银行，是以经营存款、贷款为主要业务，以获得盈利为主要经营目标，多功能、综合性的金融机构。商业银行机构具有数量多、资产总额比重大、业务覆盖面广等其他金融机构不具备的特点，使其在各国金融体系中始终占居其他金融机构不能替代的重要地位。

专业银行是为适应社会经济发展的需要，依托某一方面专门知识和技能，提供专门性金融服务的金融机构。如：中国进出口银行、中国农业发展银行等。

非银行金融机构是指不同于其他金融机构，是以特殊的方式吸收资金，并以其特有的方式运用资金，为社会提供特定金融服务的其他金融机构。如：保险公司、信用合作社、信托公司、金融公司、证券公司等。

 

二、商业银行档案

（一）商业银行档案的定义

商业银行在日常管理和各种业务活动，如资产业务、负债业务和中间业务等经营过程中产生大量商业银行档案。对商业银行档案定义如下：“是指商业银行在经营管理等各项活动中直接形成的，并按一定规律集中保存起来以备查考的具有物理载体的历史记录”

根据上述商业银行档案的定义，我们可以归纳出以下结论：

1、商业银行档案的形成者是商业银行。即商业银行在经营管理活动中形成的，以及与其业务相关的各种文件都有可能形成档案，商业银行档案直接与商业银行相关。

2、商业银行档案的形成过程与文件息息相关，但又不等同于文件的形成过程，它的要求高于文件形成条件。商业银行档案的前身可以说是商业银行文件，是商业银行各项经营管理活动中为处理各项业务活动而自然形成的记录信息的各种材料，包括管理性和业务性文件。这类文件材料是档案管理人员有意识地按照一定标准挑选的，其中，那些能够具有查考备查作用、对记录银行经营管理活动有重要意义的才能被作为商业银行档案来处理。

3、商业银行档案的形式多样。现代社会的发展，使得科学技术在企业生产经营中得到广泛应用。商业银行档案管理活动中形成的文件、材料的记录方式、载体等的多样化，就必然造成商业银行档案形式的多样化，包括载体形式、记录方法、文种等方面的不同。随着科学技术在信息社会的广泛应用，商业银行经营管理业务的发展繁荣，商业银行档案的形式将以惊人的速度不断地变化和更新。

（二）商业银行档案的种类

商业银行档案依据不同标准可以分为多种，如图二所示，一般而言，我们采用按照档案的内容标准对商业银行档案进行分类，如：

1）文书档案

商业银行文书档案即所谓的“党政档案”是商业银行各部门在其职能活动中实施领导和行政管理中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。如：规范类、领导指导类、报请类、知照类、会议类文件等。

2）业务档案

商业银行业务档案是指商业银行在其银行业务活动中形成的记录其经营管理活动过程的档案，如其在负债业务、资产业务、中间业务、网络银行业务、国际业务等经营管理过程中形成的能反映活动全貌的各类文件材料，它真实记录了商业活动业务管理过程，再现管理活动原貌。业务档案是商业银行档案重要的，也是主要的组成部分。

 

第二章商业银行档案管理现状

 

商业银行档案凭借其对银行发展的重要性，得到众多商业银行的关注。为保证商业银行档案管理工作的顺利开展，部分银行投入相当大，如在业务管理活动之外设置专门档案管理机构、人员，在档案管理硬件、软件等方面投入经费支持等。一些商业银行档案管理活动逐渐步入正轨，取得一定成绩，如交通银行具备较高的档案管理水平。

但是这种情况只是少数，大多数银行由于生存发展压力较大，更多地把关注焦点放在能够为其发展带来丰厚利润的业务增值部门，对处于业务支撑部门的档案管理工作则关注甚少。档案工作在开展的过程中，常常处于被动的局面，主要表现在资金、人员、设备等方面的投入力度有限，不能有效保证档案工作的顺利推进。总体来看，商业银行档案管理工作现状不容乐观。

 

一、新形势为商业银行档案管理带来新挑战

随着科学技术发展的日益突飞猛进，当今社会发展己经超出人们的预期，社会生活处处充满着革新与新奇事物。金融领域发展风云突变，金融行业的发展虽遭遇波折但依然一片欣欣向荣。商业银行的发展与整个金融业、整个经济社会发展大背景息息相关，“随着商业银行经营管理业务的发展，商业银行档案的形式将不断地变化和更新”商业银行档案与时俱进，展露的一些新变化给档案管理带来了新的挑战：

（一）商业银行档案内容日益丰富

改革开放以来，我国国民经济持续快速增长，我国金融业发展水平有了翻天覆地的变化，作为金融机构重要支柱的商业银行也有了长足发展。商业银行不论从规模上还是从数量上都有了重大变化，更重要的是随着银行的发展，“创新业务相继出现，譬如：黄金业务、个贷业务、基金理财业务、保险业务、离岸银行业务、住房贷款业务等，大量银行业务文件材料也随之产生”。伴随银行业务的发展，商业银行档案的内容也不断得到丰富，这就使得商业银行档案的范围己经超越了传统的简单的纸质业务档案，新增了信息技术应用、审计、信贷、中间业务、电子档案等。商业银行档案内容的不断丰富为商业银行档案管理的发展提出了新的要求，如何对新型内容档案进行管理，是对商业银行档案管理制度、机制等提出的严峻考验。

 

二、商业银行档案管理工作适应挑战的能力不强

总体分析，商业银行档案管理工作的整体状况并不理想，各商业银行档案工作效率不高，适应挑战的能力不强。

（一）档案管理机制不科学

我国商业银行正处于改革转型的关键和特殊时期，银行档案管理工作因此缺少统一部署和详细的指导。商业银行档案管理工作主要由各银行自行管理，在管理中，档案管理标准并不统一。各商业银行档案管理工作自成一套、各自为政，在档案管理中很少有沟通协调，更不用说联动合作，方荣、周曙红在对兰州地区商业银行调查中发现“各商业银行档案工作各自为政、自成一套，甚至连名称术语也不相同，有竞争，无协作；有探索，无切礎；有创造，无交流；有发展，无相互借鉴；重复研宄，重复开发，在各商业银行档案工作中司空见惯”。在具体商业银行档案管理中，各银行多为了业务发展的需要，对档案工作采取粗放式管理，即采用先前沿用下来的习惯或其所谓的“土办法”进行简单处理和管理，任由档案管理人员自己在工作中去摸着石头过河。银行之间在档案管理工作中也缺少必要的沟通和交流，档案工作混乱，缺少联动机制与协作。这样既不利于商业银行档案管理事业的长足发展，也不利于商业银行档案为商业银行业务发展提供服务。

（二）档案管理水平有差异

商业银行档案管理工作作为银行各项管理工作中的一部分，其发展水平与银行整体水平息息相关。稍具经济实力的银行，其发展历史相对较久，有一定的历史积淀和雄厚实力，在经济髙速发展中，其业务发展已经基本能够步入正轨。在企业发展业务的同时，能够深入认识到商业银行档案的积极作用，有需求更有实力做好商业银行档案管理工作，因此，其在发展核心竞争业务的同时能够分出一部分的精力，投入到商业银行档案管理工作中去。据了解，中国交通银行档案整理工作相当规范，可以想见银行领导的重视程度如何。而一些刚刚处于起步发展阶段的新兴银行，如农村商业银行，在企业发展规划中并没有设立档案管理机构及人员的构想，相反，发展业务来增强银行的实力和竞争力却是其非常时期发展的重中之重和核心规划，档案工作则居于“无人管、无人问”状态。

 

第三章商业银行档案管理存在的问题及原因的理论分析......29

一、存在的问题.........29

（一）档案管理体制不健全.......29

（二）档案管理方式不完善.....35

（三）档案管理流程推进不力......36

第四章改进商业银行档案管理工作的对策........45

一、优化管理顶层设计.........45

（一）贯彻“前端控制”理念.......45

（二）落实档案管理体制改革.....46

 

第四章改进商业银行档案管理工作的对策

 

《关于加强银行档案工作的意见》（银监发2007第45号文件）指出：“随着我国社会主义市场经济体系的发展和日益完善，银行业正在成为促进我国经济又好又快发展的一支重要力量。银行档案工作作为银行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护银行和客户权益、打击经济犯罪、防范金融风险、促进经济和社会发展等方面具有不可替代的信息支持与保障作用”。因此管理好商业银行档案是一项不得不抓的工作，同时我们也应该认识到商业银行档案管理工作是一项长期而艰巨的任务。面对现阶段管理现状和出现的问题，针对如何改进商业银行档案管理工作，从以下三个层面提出对策：

 

一、优化管理顶层设计

针对商业银行档案管理中出现的问题，我们有必要从源头、从开端抓起，将管理中出现的或可能出现的问题解决在管理过程的前端，因此我们务必在决策之前强化战略研究，优化顶层设计。

（一）贯彻“前端控制”理念

目前商业银行档案管理状况令人堪忧，在实际工作中，档案工作陷入管理的困境，档案管理经常处于被动的、应急式管理状态中。其实究其原因，主要在于档案管理的前端规划、控制不到位。因此，改善档案管理状况，最重要的是做好前端控制与规划，“全面推行‘前端控制、全程管理’的档案管理理念，使档案管理的要求融入到业务流程之中，简化中间环节，规范操作流程”将档案管理切实落实到实处，落实到开端。

 

结语

党的十一届三中全会以来，中国经济社会发生了翻天覆地的变化，2014是改革推进的第36个年头，今天改革依然如火如荼地进行着，金融领域的改革势头正猛。今年《政府工作报告》的中2014年重点工作部分指出：要建立存款保险制度，健全金融机构风险处置机制。稳步推进政策性金融机构改革、民间资本发起设立中小型银行等金融机构，健全金融机构风险处置机制。国家对金融领域高度重视应该唤起我们足够的注意。

商业银行作为金融机构的重要组成部分，对国民经济运行的重要性不言而喻。而商业银行档案在其中扮演着举足轻重的角色。记录了银行经营管理活动，包括银行自身、银行与客户、银行与经济社会之间的各种关系，是支撑银行企业发展不可缺少的重要记录凭证。同时，在企业文化建设、企业形象维护、企业品牌塑造方面也功不可没。

本文正是结合金融机构中商业银行和档案管理事业这两个领域，立足于金融机构这个热门的话题，以商业银行为切入点，以商业银行档案管理作为研究的主要课题，依据实地调研资料，探讨近几年金融体制改革推进过程中，商业银行档案管理工作面临的一些新状况和问题。

这些问题，点多面广，涉及到管理思想认识层面和管理操作层面的各个环节。存在的问题暴露出商业银行档案管理过程中的短板和不足，主要表现在领导不够重视，资金、人员、设施配备不到位等。在应对这些困难和问题时，必须重拳出击、精准发力，从管理的各个环节入手进行改进。这里涉及到的对策涵盖管理的前期、中期和后期，重点强调“前端控制”思想的培养与运用。只有各方力量给予重推动整个银行内部对档案工作的重视，并加大对档案工作人、财、物的投入力度，强化档案管理部门的协作配合，紧密联系，才能使档案管理工作更有效的开展，取得应有的经济效益。

面对新时代背景下的新问题，档案部门要不断从自身工作实际出发，认真研究，探讨解决问题的应对策略，落实解决问题的措施，持续推动商业银行档案工作不断健康发展。

参考文献（略）